Lékaři, zdravotní sestry a zaměstnanci nejsou oprávněni přijímat návštěvy distributorů léčiv a spotřebního zdravotnického materiálu a jejich zástupců v prostorách Nemocnice Nymburk (dále jen „NNBK“). Zaměstnanci NNBK mohou se zástupci obchodních společností komunikovat pouze na základě písemného pověření od Jednatele, Náměstka obchodního úseku nebo Náměstka léčebně-preventivního úseku. Pověřený zaměstnanec eviduje písemně každou návštěvu obchodního zástupce. Za vedení písemné evidence odpovídá vedoucímu zaměstnanci pracoviště NNBK, na němž je pracovně zařazen. Tento vedoucí zaměstnanec je povinen na požádání předložit písemnou evidenci návštěv náměstkyni obchodního úseku.
Návštěvy obchodních zástupců na příslušném pracovišti za účelem obchodních jednání jsou přijímány za přítomnosti 2 zaměstnanců. Z obchodních jednání je pořízen písemný zápis (F415 NNBK_Záznam z jednání s reprezentantem firmy_v1, který jsou tito zaměstnanci povinni na požádání předložit. Písemná evidence návštěv obsahuje datum návštěvy, čas zahájení a ukončení návštěvy, jméno obchodního zástupce, obchodní název subjektu, pro který pracuje, název obchodní komodity, jíž se jeho návštěva týkala.
Každý obchodní zástupce, který navštíví NNBK, je povinen se před vstupem na jednotlivá pracoviště ohlásit na obchodním úseku, kde podepíše:
Na základě těchto formulářů bude obchodnímu zástupci přidělena kartička návštěvy, kterou si připevní na viditelné místo.